Septembrikuu tasuta infopooltunnis andis YourOffice´I õigusnõunik Tõnis Kõiv ülevaate, kas ja millistel tingimustel võib tööandja paigaldada töötaja sõidukile GPS seadme, jälgida töötaja veebikasutust ning töötaja e-postkastis toimuvat kirjavahetust.
Kõik eeltoodud tegevused on olemuslikult töötaja isikuandmete töötlemised. Seetõttu tulebki hinnata tööandja tegevuse lubatust isikuandmete töötlemise aspektist.
Vajalik on õigusliku aluse olemasolu. Mistahes isikuandmete töötlemiseks peab olema kohane õiguslik alus, mis üleüldse lubab töötlemise. Õigusliku alusena on järgmised valikud: nõusolek, lepingu täitmine, juriidilise kohustuse täitmine, eluliste huvide kaitse, avalikud huvid või õigustatud huvi korral. Töösuhetes on levinumad õiguslikud alused isikuandmete töötlemine (töö)lepingu täitmiseks, õigustatud huvi alusel ja juriidilise kohustuse täitmiseks. Paljud teavad õigusliku alusena ka isiku antud nõusolekut, kuid nõusoleku alusel isikuandmete töötlemine tuleb põhjalikult eelnevalt läbi mõelda, sest meeles tuleb pidada, et isik saab nõusoleku igal ajal tagasi võtta ning sellisel juhul ei saa ka jätkuda andmete töötlemine. Vaatluse all olevate isikuandmete töötlemiste puhul (s.o GPS seadme paigaldamine, töötaja veebikasutuse jälgimine, töötaja e-postkastis oleva kirjavahetuse jälgimine) on kohaseks aluseks õigustatud huvi.
Järgida tuleb isikuandmete töötlemise põhimõtteid. Isikuandmete töötlemise kuus kohustuslikku põhimõtet on seaduslikkus, õiglus ja läbipaistvus; eesmärgi piirang; võimalikult väheste andmete kogumine (minimaalsus); õigsus; säilitamise piirang; usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus.
Läbi tuleb viia õigustatud huvi analüüs ja koostada põhjendatud õigustatud huvi otsus. Õigustatud huvi analüüsi käigus ja õigustatud huvi otsuses peab tööandja vastama mh küsimustele, miks on seadet vaja, milliseid andmeid on vaja koguda ning millisel eesmärgil on vaja andmeid koguda? Tööandja õigustatud huvi analüüsis peab olema täidetud kolm tingimust:
- tööandjal peab olema andmetöötluseks õigustatud huvi, see peab olema selge ja reaalselt esinev. Uudishimu ei kvalifitseeru õigustatud huviks.
- töötaja isikuandmete töötlemine on vajalik õigustatud huvi teostamiseks. Isikuandmeid ei tohi töödelda igaks juhuks ega ülemääraselt.
- tööandja õigustatud huvi kaalub üles töötaja huvid või põhiõigused-vabadused. Töötajal on õigus eraelule ja privaatsusele.
Tööandja peab hindama plaanitava isikuandmete töötlemise mõju ka töötajale, viies läbi kolmeosalise testi, millega hindab:
- abinõu sobivust (s.o GPS seadme paigaldamine ja/või töötaja veebikasutuse jälgimine ja/või töötaja e-postkastis oleva kirjavahetuse jälgimine);
- abinõu vajalikkust (s.o kas mõne teise abinõuga, mis ei sisalda isikuandmete töötlemist, ei saa sama eesmärki täita);
- mõõdukust (s.o töödeldavate isikuandmete hulk, võimalik liitmine teiste andmetega).
Tööandja peab erinevaid huve kaaluma ja langetama põhjendatud kaalutlusotsuse ehk õigustatud huvi otsuse. Kui kaalutlusotsus on negatiivne, siis ei saa isikuandmeid töötlema asuda, vaid tuleb kasutada täiendavaid kaitsemeetmeid (nt viivitamatu kustutamine peale kasutamist, anonümiseerimine, tehnilised, organisatsioonilised meetmed) töötaja kaitseks ja teha uus kaalumine.
Tööandja saab alustada isikuandmete töötlemisega õigustatud huvi otsuse alusel ainult siis kui otsus on positiivne.
E-postkastis oleva kirjavahetuse kontrollimiseks on lisaks eeltoodule ka oluline näiteks töökorraldusreeglites sätestada, et töötajal on kohustus luua postkastis kaust nimega “Isiklik” ja teisaldada sinna koheselt kogu isiklik kirjavahetus. Selliselt on sätestatud selged reeglid, et kaustas Isiklik on sõnumisaladusega kaitstud töötaja kirjad ja ülejäänud postkast on tööandja vara, millega tutvumiseks on tööandjal õigustatud huvi.
Töötaja veebikasutuse kontrollimine võib olla kokku lepitud töötajaga töölepingus (sellisel juhul on isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks lepingu täitmine), kui ei ole, siis on tegemist õigustatud huvi otsuse alusel toimuva isikuandmete töötlemisega.
Infopooltund on järelvaadatav SIIT.
Tekkis küsimusi? Võtke julgelt ühendust e-posti aadressil info@youroffice.ee või täites kontaktivormi kodulehel